Wie vermeidest Du Schweißperlen in hybriden Workshops?

Vor Jahren konzipierte und moderierte ich eine Veranstaltung von ca. 60 jungen

Führungskräften, die in der Region Asien verteilt waren. Die ursprünglich geplante Präsenzveranstaltung wurde aus Kostengründen abgesagt und das Format sollte innerhalb von zwei Tagen auf ein virtuelles Format umgestellt werden.

Die Planung | Einen ganzen Tag planten und testeten eine Kollegin und ich den Ablauf, die Gruppeneinteilung und setzten in jeder Break-out-Gruppe die individuellen Boards für die Gruppe auf. Das Tool war damals Adobe Connect. Was dann passierte, hätte auch mit jedem anderen Tool passieren können.

Die Durchführung | Die Veranstaltung startete gut, die Gruppeneinteilung funktionierte und die Break-out-Sessions starteten wie gewünscht. Nach den ersten Minuten in der Break-out-Session stellten wir als Moderatoren fest, dass auf den vorbereiteten Boards nichts erarbeitet, beziehungsweise geschrieben wurde. Nach einem kurzen Check der Gruppenräume stellen wir fest, dass sich einige junge Führungskräfte physisch in einem gemeinsamen Konferenzraum befanden und somit die virtuelle Gruppeneinteilung nutzlos war. Diese entsprach nicht der Gruppeneinteilung im Konferenzraum, da wir sie in der 2-tägigen Planung nicht bedacht hatten.

Die Schweißperlen | Jetzt hatten wir riesige Schweißperlen auf der Stirn – virtuelle Gruppen und physische Gruppen passten nicht zusammen - und überlegten, wie wir mit diesem gefühlten Durcheinander weitermachen.

Eine Lösung | Für eine Gruppe konnten wir es spontan ändern. Bei den verbleibenden sechs Gruppen improvisierten wir, da der Aufwand der Abstimmung während des Workshops zu lange gedauert hätte. Es zählte die Zuordnung zum physischen Konferenzraum und nicht die virtuelle Gruppeneinteilung. So konnte jede Gruppe im Plenum die erarbeiteten Ergebnisse teilen.

Kläre unbedingt VOR jeder virtuellen und hybriden Veranstaltung, wie die Teilnehmenden sich zuschalten und wo, mit wem sie physisch zusammensitzen. Das verhindert Schweißperlen während der Veranstaltung.